Selasa, 07 Februari 2012

Sharing pengalaman cara mendapatkan ISO 9001: 2008 (oleh Sunarno)


ISO = International Organization for Standardization (lembaga yang bergerak dalam bidang pengukuran manajemen suatu lembaga) artinya pengakuan dunia terhadap keberadaan organisasi/lembaga kita, sudah sesuai/ memenuhi berbagai persyaratan sistem manajemen (batas minimal yang disyaratkan oleh ISO)
ISO 9001 adalah standar internasional yang diakui untuk sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM).
ISO 9001:2008 : Pengakuan Internasional dalan bidang Sistem Manajemen Mutu, bila telah memperoleh ISO 9001:2008 diharapkan dapat lebih meningkatkan kepercayaan mitra bisnisnya/ stake holdernya. Saat ini penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 berlangsung di berbagai sektor bisnis komersil manufaktur ataupun jasa serta organisasi non profit dan institusi pemerintahan, ISO 9001:2008 mulai berlaku th.2010 ( sebelumnya ISO 9001:2000)
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 sebagai Standar yang generik memerlukan dokumentasi dengan intepretasi yang tepat sesuai bidang industri maupun layanannya serta penerapannya membutuhkan strategi agar diterima dan dijalankan oleh semua karyawan, mulai dari kepala sampai dengan petugas kebersihan.
Manfaat ISO 9001:2008 :
.. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
• Jaminan Kualitas Produk dan Proses
• Meningkatkan Produktivitas perusahaan
• Meningkatkan motivasi, moral & kinerja karyawan
• Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan
• Meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan
pemasok
• Meningkatkan cost efficiency & keamanan produk
• Meningkatkan komunikasi internal
• Meningkatkan image positif perusahaan
• Sistem terdokumentasi
• Media untuk Pelatihan dan Pendidikan

CARA MEMPEROLEH ISO 9001:2008

Ada beberapa tahapan kegiatan :
1.Persiapan
2.Pembimbingan
3.Penyediaan Dokumen
4.Audit Internal
5.Audit Eksternal
6.Perbaikan (bila ada temuan mayor)
7.Survaillance (Tinjauan ulang)

A.Tahap Persiapan:
1.Sosialisasi kepada semua pihak/karyawan yang terlibat di dalam instansi/lembaga (memberikan gambaran, motivasi, pengarahan  mau melaksanakan)
2.Pembentukan kepanitiaan ( manajer/kepala, wk.manajer/ koordinator pelaksana, sekretariat, koordinator bagian dan tim auditor)
3.Tentukan bagian-bagian yang akan dinilai/diajukan untuk disertifikasikan, setiap bagian di pimpin oleh koordinator bagian.

B.Tahap Pembimbingan
Pembimbingan ini ada 2 macam yaitu Pembimbingan Internal & Pembimbingan Eksternal, keduanya berjalan bersamaan.
Secara keseluruhan kita dibimbing oleh Pembimbing Eksternal, yang telah mempunyai banyak pengalaman dan bekerja secara profesional namun dalam melaksanakan kegiatan kita dibimbing oleh Pembimbing Internal yang berlaku secara hirarki. Panitia dikoordinir oleh wakil manajer, auditor dikoordinir oleh lead auditor, karyawan dikoordinir oleh koordinator bagian.

Kegiatan dalam tahap pembimbingan ini antara lain:
1.Mendata/merinci jenis pekerjaan yang ada pada setiap bagian.
2.Setiap jenis pekerjaan harus dibuatkan SOP/IK dan alur kerjanya (flowchart) SOP(Standard Operasional Prosedur)  apabila pekerjaan tsb melibatkan orang, bagian/lembaga dari luar bagian tersebut, sedangkan IK (Instruksi Kerja)  apabila pekerjaan tsb tidak melibatkan orang, bagian/lembaga dari luar bagian tersebut. Contoh terlampir.
Hal ini dimaksudkan agar setiap jenis pekerjaan apapun bisa dikerjakan oleh siapapun.

3.Setiap bagian yang akan dinilai tentukan sasaran mutunya, perlu diperhatikan dalam menentukan sasaran mutu ini, kita harus mengantisipasi bahwa sasaran mutu tsb betul-betul bisa kita capai, namun jangan terlalu rendah. Hal ini diharapkan agar makin lama sasaran mutu kita makin meningkat.
4.Setiap sasaran mutu harus bisa diukur capaiannya, tentunya harus kita persiapan dokumen alat ukurnya.

C.Penyediaan Dokumen.
Semua kegiatan apapun yang ada harus kita tulis (dokumenkan) dan begitu sebaliknya apapun yang sudah kita tulis harus dilaksanakan.
Dalam penyediaan Dokumen ini ada banyak dokumen yang al:
1.Pedoman mutu
2.Prosedur wajib
3.SOP
4.IK
5.Flowchart
Contoh terlampir.

D.Audit Internal
Pelaksanaan kegiatan mulai dari persiapan sampai dengan Audit Eksternal kita prediksi kurang lebih 6 – 10 bulan, setelah berjalan + separuhnya, maka kegiatan audit internal bisa dimulai, masing-masing bagian harus sudah menyiapkan dokumen-dokumennya.
Untuk lebih jelasnya akan disampaikan Bu Riah (Bag. Audit Internal)
E.Audit Eksternal ;
Setelah dilakukan audit internal oleh tim audit dan dirasa sudah cukup baik serta memenuhi baik dokumen maupun sasaran mutunya, maka langkah selanjutnya adalah mendaftarkan untuk diaudit dari luar oleh lembaga lebih profesional dan diakui internasional, misalnya SECOFINDO, SAI Global, dsb. Dalam pelaksanaan audit eksternal ini, ada 3 (tiga) kategori temuan :
1.Temuan mayor (kesalahan berat)
2.Temuan minor (kesalahan ringan)
3.Rekomendasi (saran/anjuran)
Apabila tidak ada temuan mayor, maka hal tersebut dapat direkomendasikan untuk memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008. apabila hal ini berjalan lancar, dalam jangka waktu + satu (1) bulan sertifikat ISO baru diterbitkan oleh lembaga pengaudit (auditor) sebagai tangan panjang dari lembaga penerbit ISO., namun apabila ada temuan mayor, maka tidak bisa direkomendasikan untuk memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008, dan akan diberi kesempatan untuk membenahi kekurangannya (hasil temuannya) maksimal selama 3 (tiga) bulan.
F.Perbaikan. (bila ada temuan mayor)
Apabila ada temuan mayor seperti tersebut di atas, misalnya tidak melaksanakan tagihan keterlambatan pinjaman buku, tidak ada titipan barang, atau mungkin antara SOP dan kenyataan dilapangan tidak sesuai dan sebagainya, maka auditor akan memberikan peringatan/teguran serta memberikan kesempatan kepada kita (yang diaudit) untuk membenahi/memperbaiki kesalahan tersebut dalam jangka waktu maksimal 3 (tiga) bulan, setelah 3 bulan kita akan di audit kembali, apabila sudah diperbaiki dan sudah tidak ada temuan mayor, maka lembaga kita dapat direkomendasikan untuk memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008, namun sebaliknya apabila masih ada temuan mayor, maka untuk memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 harus diulang/dimulai dari awal (dari persiapan dst)

G.Survaillance (Tinjauan ulang)
Sertifikat ISO 9001 : 2008 ini berlaku untuk 3 (tiga) tahun kedepan sejak tanggal diterbitkannya ISO, namun setiap 6 (enam) bulan (setahun 2 kali) akan diadakan tinjauan ulang (surveilance) oleh auditor eksternal (point F). Bagian yang di audit tidak semua biasanya hanya satu atau dua bagian saja, sedangkan yang menentukan bagian mana yang diaudit itu dari pihak auditor, sehingga pada intinya kita semua harus mempersiapkan diri bila di audit kapan saja. Perlu diingat apabila dalan surveiland ini ada temuan mayor, maka kita akan diberi waktu satu (1) minggu untuk memperbaiki temuan mayor tersebut, kalau tidak sanggup maka sertifikat ISO akan dipending oleh auditor.

Terima kasih, semoga pengalaman ini bisa memberikan motivasi kepada teman-teman untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 serta meningkatkan sistem kinerja kita semua, untuk mewujudkan UNS sebagai Word Class University

1 komentar:

  1. Terima Kasih Pak Informasinya sangat bagus bagi perusahaan atau sekolah yang ingin mendapat sertifikat ISO 9001, bila butuh bantuan konsultan bisa menghubungi www.konsultant-iso.com

    BalasHapus